របៀប​បង្កើតនិតិវិធីប្រតិបត្តិការស្តង់ដារ(SOP)នៅក្នុងក្រុមហ៊ុន

154
របៀប​បង្កើតនិតិវិធីប្រតិបត្តិការស្តង់ដារ(SOP)នៅក្នុងក្រុមហ៊ុន

និតិវិធីប្រតិបត្តិការស្តង់ដារ (SOP= Standard Operating Procedure) គឺជាឯកសារដែលមានការណែនាំជាជំហានៗ ដើម្បីណែនាំបុគ្គលិកអំពីរបៀបអនុវត្តដំណើរការបច្ចេកទេសដដែលៗនៅក្នុងក្រុមហ៊ុននិងដើម្បីដំណើរការប្រតិបត្តិការងារក៏ដូចជាបណ្តុះបណ្តាលបុគ្គលិក។ ហើយ SOP នេះ មានសារៈសំខាន់ណាស់ ដែលទាមទារឱ្យម្ចាស់អាជីវកម្មគួរតែឈ្វេងយល់ និងចេះពីរបៀបនៃការសរសេរបង្កើតវាឡើង ដើម្បីយកអនុវត្តន៍នៅក្នុងក្រុមហ៊ុនជាក់ស្ដែង។

ហេតុអ្វីបានជា ការបង្កើត SOPs ពេលខ្លះបរាជ័យ?

បើយោងតាមគេហទំព័រ www.getmaintainx.com បានបង្ហាញនូវ ហេតុផលចំនួន 2 ដែលបណ្ដាលឱ្យ ការបង្កើត SOPs ពេលខ្លះមានភាពបរាជ័យបាន។

ហេតុផលទី. ហេតុផលមួយក្នុងចំណោមហេតុផលដែល SOP បច្ចេកទេស ពេលខ្លះបរាជ័យ គឺថាការគ្រប់គ្រងមិនបានបង្កើតដំណើរការដើម្បីឱ្យពួកគេជោគជ័យ។ នៅពេលដែលនីតិវិធី បុគ្គលិក ទ្រព្យសម្បត្តិនិងមុខងារផ្លាស់ប្តូរ ដូច្នេះ SOPs គួរតែត្រូវបានធ្វើបច្ចុប្បន្នភាពនិងអនុម័តឡើងវិញ។ ការត្រួតពិនិត្យគុណភាពSOPធានាថាគោលនយោបាយនិងនីតិវិធីមានសុពលភាពនិងចំណាយថវិកា ហើយអនុវត្តតាមបទបញ្ជាស្តង់ដារនិងការផ្លាស់ប្តូរថ្មីនិងផែនការធានាគុណភាព។

ហេតុផលទី 2. ម្យ៉ាងទៀត នៅពេលដែលបុគ្គលិកផ្លាស់ប្តូរការងារ អ្នកគ្រប់គ្រងត្រូវធានាថាបុគ្គលិកថ្មីត្រូវបានបណ្តុះបណ្តាលស្របតាមស្តង់ដារគុណភាពនិងសុវត្ថិភាព។ SOPs ល្អបំផុត គឺច្បាស់លាស់សង្ខេបនិងងាយស្រួលធ្វើតាម។ ហើយអ្វីជាបញ្ហាប្រឈមនោះគឺការខកខានមិនបានអនុវត្តតាមនីតិវិធីប្រតិបត្តិការស្តង់ដាររបស់ក្រុមហ៊ុន ដូចជាការសង្កេតជាទូទៅក្នុងកំឡុងពេលត្រួតពិនិត្យ។

ជារួមមក ការគ្មានភាពច្បាស់លាស់និងគ្មានការបណ្តុះបណ្តាល គឺជាហេតុផលដែលបុគ្គលិកភាគច្រើនមិនបានធ្វើតាម SOP។

ដើម្បីចៀសវាងនូវកំហុសឆ្គង និងបញ្ហាដូចខាងលើ ម្ចាស់អាជីវកម្ម គួរតែសិក្សាឈ្វេងយល់ ក៏ដូចជាអនុវត្តន៍នៃការបង្កើតនិតិវិធីប្រតិបត្តិការស្តង់ដារ(SOP)ដូចខាងក្រោម។

របៀបបង្កើតនិតិវិធីប្រតិបត្តិការស្ដង់ដារ (SOP)

បើយោងតាមគេហទំព័រ www.lucidchart.com បានឱ្យដឹងថា មិនថាអ្នកស្ថិតក្នុងអាជីវកម្មប្រភេទណានោះទេ អ្នកគួរតែមានឯកសារ SOP ឬអាចនិយាយថា មាននិតិវិធីប្រតិបត្តិការស្ដង់ដារសម្រាប់ក្រុមហ៊ុន ដែលបានកំណត់យ៉ាងច្បាស់លាស់ ព្រមទាំងជួយឱ្យបុគ្គលិករបស់អ្នកយល់ពីរបៀបអនុវត្តការងារជាប្រចាំប្រកបដោយសុវត្ថិភាពអនុលោមតាមបទប្បញ្ញត្តិនិងជាប់លាប់។ ដូច្នេះអ្នកអាចអនុវត្តន៍របៀបបង្កើតតាមវិធីខាងក្រោម៖

1. កំណត់អ្វីដែលចង់បានពី SOP

កំណត់ថា តើអ្វីជាលទ្ធផលចុងក្រោយឬគោលដៅសម្រាប់បង្កើត SOP ដែលអ្នកកំពុងសរសេរ? ឧទាហរណ៍

  • ប្រសិនបើអ្នកកំពុងសរសេរឯកសារដែលពិព័ណ៌នាអំពីនីតិវិធីក្នុងការបិទភោជនីយដ្ឋានជារៀងរាល់យប់ គោលដៅគឺដើម្បីធានាសុវត្ថិភាពអគាររហូតដល់បុគ្គលិករៀបចំខ្លួនមកដល់ពេលព្រឹក។
  • ប្រសិនបើអ្នកសរសេរឯកសារដែលពិព័ណ៌នាអំពីនីតិវិធីក្នុងការផ្ទេរការងារអំឡុងពេលឈប់សម្រាកពីការងារ គោលដៅគឺដើម្បីកុំឱ្យស្ទះការងារ និងអាចបន្តដំណើរការការងារក្នុងក្រុមហ៊ុនបានយ៉ាងរលូន ទោះបីជាមានបុគ្គលិកឈប់សម្រាកនៅពេលឈឺ ឬជាប់រវល់អ្វីក៏ដោយ ក៏មានការផ្ទេរការងារទៅកាន់បុគ្គលជាប់ពាក់ព័ន្ធបានយ៉ាងល្អ។

បន្ទាប់មក សូមសួរខ្លួនអ្នកថា តើមានហេតុផលជាក់លាក់អ្វីដែលគោលដៅនេះគួរតែត្រូវបានអមដោយឯកសារនីតិវិធីប្រតិបត្តិការស្តង់ដារ (SOP)? នៅពេលអ្នកដឹងថា អ្វីដែលអ្នកចង់ឱ្យ SOP របស់អ្នកសម្រេចបាន វាងាយស្រួលជាងក្នុងការសរសេរគ្រោងនិងកំណត់លម្អិត។

2. ជ្រើសរើសទម្រង់បែបបទមួយ

ឱកាសគឺថាក្រុមហ៊ុនរបស់អ្នកមានឯកសារ SOP មួយចំនួនដែលត្រូវបានសរសេរសម្រាប់នីតិវិធីផ្សេងទៀតកាលពីអតីតកាល។ អ្នកអាចសំដៅទៅលើឯកសារទាំងនោះជាគំរូសម្រាប់ការណែនាំអំពីការធ្វើទម្រង់បែបបទដែលអ្នកពេញចិត្ត។

ប្រសិនបើអ្នកមិនមានឯកសារណាមួយដើម្បីប្រើជាឯកសារយោង សូមសាកល្បងគំនិតមួយក្នុងចំណោមគំនិតខាងក្រោមទាំងនេះ៖

  • ទម្រង់ជំហានសាមញ្ញ៖ ប្រើទម្រង់បែបបទនេះសម្រាប់នីតិវិធីជាប្រចាំដែលខ្លីនិងងាយស្រួលធ្វើតាម។ បន្ថែមពីលើគោលការណ៍ណែនាំសុវត្ថិភាពនិងឯកសារចាំបាច់ផ្សេងៗ ទម្រង់បែបបទនេះជាទូទៅ គឺជាបញ្ជីដែលមានលេខរៀងឬជាចំណុចសាមញ្ញដែលមានប្រយោគខ្លីសាមញ្ញច្បាស់លាស់និងងាយស្រួលសម្រាប់អ្នកអានក្នុងការធ្វើអនុវត្តន៍តាម។
  • ទម្រង់ជំហានតាមឋានានុក្រម៖ ប្រសិនបើនីតិវិធីរបស់អ្នកមានជំហានជាច្រើនដែលពាក់ព័ន្ធនឹងការសម្រេចចិត្តខ្លះ អ្នកប្រហែលជាចង់ប្រើទម្រង់ជំហានឋានានុក្រម។ នេះជាធម្មតាគឺជាបញ្ជីនៃជំហានសំខាន់ៗដែលបន្តដូចគ្រាប់កាំភ្លើងឬលេខដែលបន្តដោយសំណុំនៃអនុក្រុមជាក់លាក់។
  • ទម្រង់គំនូសតាង (flowchart)៖ អ្នកប្រហែលជាចង់ប្រើ flowchart ដើម្បីគូសផែនទីនិងរៀបចំផែនការនីតិវិធីដែលរួមបញ្ចូលនូវលទ្ធផលជាច្រើនដែលអាចកើតមាន ហើយនេះគឺជាជម្រើសដ៏ល្អនៅពេលដែលលទ្ធផលមិនអាចទាយទុកជាមុនបាន។

3. សុំការរួមបញ្ចូល

ប្រមូលថ្នាក់ដឹកនាំសំខាន់ៗ ដើម្បីពិភាក្សាជាមួយគ្នា ដោយសួរពួកគេថា តើពួកគេគិតថាការងារនេះគួរត្រូវបានអនុវត្តយ៉ាងដូចម្តេច? និងយោបល់ផ្សេងៗតាមការកំណត់ចង់បាន ហើយការធ្វើបែបនេះ ដើម្បីប្រាកដថា វាសមហេតុផលចំពោះពួកគេ និងសម្រាប់ក្រុមការងារដែរឬទេ និងធ្វើឱ្យរាល់កិច្ចការចាំបាច់ត្រូវបានរួមបញ្ចូល។

បន្ថែមពីនេះ ការសរសេរនឹងមានសេចក្តីព្រាងនិងការពិនិត្យជាច្រើន  ដូច្នេះអ្នកត្រូវប្រាកដថា អ្នកអញ្ជើញក្រុមរបស់អ្នកដែលពាក់ព័ន្ធសំខាន់ៗឱ្យពិនិត្យមើលសេចក្តីព្រាង ដើម្បីឱ្យពួកគេអាចផ្តល់យោបល់បន្ថែមទៀត។

4. កំណត់វិសាលភាព

កំណត់ថា ការកំណត់ និងការសរសេរ SOP មានលក្ខណៈគ្រប់គ្រាន់ និងអាចសម្រេចចុងក្រោយជាផ្លូវការ ដើម្បីយកទៅអនុវត្តនៅក្នុងក្រុមហ៊ុន។ បន្ថែមពីនេះ ប្រហែលជាអ្នកត្រូវការ flowchart ឬផែនទីដើម្បីកំណត់យ៉ាងច្បាស់ពីភាពអាស្រ័យនិងភាគីទទួលខុសត្រូវ។

5. កំណត់អត្តសញ្ញាណទស្សនិកជនរបស់អ្នក

ការស្គាល់ទស្សនិកជនរបស់អ្នក ជួយអ្នកកំណត់ពីរបៀបដែលអ្នកគួរសរសេរឯកសារ SOP របស់អ្នក។ ចំណាំ៖ ទស្សនិកជនត្រង់ចំណុចនេះ អាចសំដៅលើ បុគ្គលិកក្រុមការងារ និងបុគ្គលិកថ្មីជាដើម ដែលជាអ្នកនឹងអនុវត្តនិតិវិធីប្រតិបត្តិការស្ដង់ដារដែលនឹងសរសេរបង្កើតឡើង។

ពិចារណាសំណួរខាងក្រោមទាំងនេះ

  • តើចំណេះដឹងពីមុនរបស់ពួកគេ (ទស្សនិកជន)គឺជាអ្វី?៖ តើពួកគេធ្លាប់ស្គាល់ក្រុមហ៊ុននិងនីតិវិធីហើយឬនៅ? តើពួកគេស្គាល់វចនានុក្រមហើយឬនៅ? តើពួកគេមានភាពត្អូញត្អែរហើយត្រូវការការធ្វើបច្ចុប្បន្នភាពទេ? បន្ទាប់មក អ្នកត្រូវសរសេរបញ្ចូលទៅកម្រិតចំណេះដឹងទស្សនិកជនរបស់អ្នក។
  • តើជំនាញភាសារបស់ពួកគេ (ទស្សនិកជន)គឺជាអ្វី?៖ ប្រហែលជាទស្សនិកជនរបស់អ្នកមិននិយាយភាសារបស់អ្នកទេ ដូច្នេះអ្នកប្រហែលជាចង់ប្រើរូបភាពច្រើនជាងពាក្យ។
  • តើពួកគេជាបុគ្គលិកថ្មីមែនទេ?៖ នៅពេលនាំយកបុគ្គលិកថ្មីមក ឯកសារ SOP របស់អ្នកត្រូវមានភាពលម្អិតនិងផ្តោតលើការបណ្តុះបណ្តាល។
  • តើអ្វីទៅជាទំហំនៃទស្សនិកជនរបស់អ្នក?៖ តើមនុស្សជាច្រើនដែលមានតួនាទីខុសៗគ្នាក្នុងក្រុមហ៊ុនជាច្រើននឹងអានឯកសារដែរឬទេ? បើដូច្នេះមែនអ្នកប្រហែលជាចង់សរសេរនីតិវិធីតាមវិធីដែលកំណត់យ៉ាងច្បាស់ថា អ្នកណាឬតួនាទីអ្វីដែលអនុវត្តភារកិច្ចនីមួយៗ។ នេះជួយឱ្យទស្សនិកជនរបស់អ្នក បានយល់ថាកន្លែងណាដែលពួកគេសមនឹងដំណើរការ ហើយហេតុអ្វីបានជាផ្នែកពិសេសរបស់ពួកគេសំខាន់ជាដើម។

6. សរសេរនិតិវិធីប្រតិបត្តិការស្ដង់ដារ (SOP)

សរសេរសេចក្តីព្រាងនៃនីតិវិធីប្រតិបត្តិការស្តង់ដាររបស់អ្នក ហើយពិចារណារួមបញ្ចូលនូវចំណុចមួយចំនួនដូចខាងក្រោម

ចំណងជើង​ទំព័រ

  • ចំណងជើងនៃនីតិវិធី
  • លេខសម្គាល់ SOP
  • កាលបរិច្ឆេទបោះពុម្ពផ្សាយឬកាលបរិច្ឆេទកែប្រែ
  • ឈ្មោះនៃតួនាទី ការរៀបចំ ការបែងចែកឬទីភ្នាក់ងារដែល SOP អនុវត្តចំពោះ
  • ឈ្មោះនិងហត្ថលេខារបស់អ្នកដែលបានរៀបចំនិងអនុម័តនីតិវិធីដោយមានចែងក្នុង SOP

តារាង​មាតិកា

  • អ្នកគ្រាន់តែត្រូវការតារាងមាតិកា ប្រសិនបើឯកសារមានទំហំធំដែលមានទំព័រច្រើន។ តារាងមាតិកាអនុញ្ញាតឱ្យងាយស្រួលចូលទៅកាន់ទំព័រជាក់លាក់នៃឯកសារ។

នីតិវិធីជាក់លាក់

  • ការពិពណ៌នាអំពីវិសាលភាពនិងគោលបំណងរបស់SOP ដែនកំណត់របស់វានិងរបៀបដែលវាត្រូវបានប្រើ។ អ្នកអាចរួមបញ្ចូលស្តង់ដារ តម្រូវការបទប្បញ្ញត្តិ តួនាទីនិងការទទួលខុសត្រូវនិងធាតុចូលផ្សេងៗ ព្រមទាំងលទ្ធផល។
  • ព័ត៌មានលម្អិតដែលចាំបាច់និងព័ត៌មានបន្ថែមដែលត្រូវការ ដើម្បីបញ្ចប់ជំហាននីមួយៗ។ ពិភាក្សាអំពីការសម្រេចចិត្តដែលត្រូវធ្វើ កត្តារារាំងដែលអាចកើតមាន ការពិចារណាអំពីសុវត្ថិភាពនិងសេណារីយ៉ូផ្សេងទៀត ដោយចោទថា “ចុះបើ….” ដែលអាចកើតឡើង។
  • ការបញ្ជាក់អំពីវចនានុក្រមរួមទាំងអក្សរកាត់និងឃ្លាដែលប្រហែលជាអ្នកអានមិនធ្លាប់ស្គាល់។
  • ការព្រមាន ឬបំរាមហាមនៅក្នុងក្រុមហ៊ុន។ ការព្រមានទាំងនេះ គួរតែត្រូវបានរាយនៅក្នុងផ្នែកដាច់ដោយឡែកមួយ ហើយពួកគេគួរតែអមជាមួយជំហានអនុវត្តនៅក្នុងដំណើរការ។
  • បញ្ជីពេញលេញនៃឧបករណ៍និងការផ្គត់ផ្គង់ទាំងអស់ដែលត្រូវការកន្លែងដែលត្រូវរកវានិងពេលណាដែលត្រូវការ។
  • ផ្នែកដោះស្រាយបញ្ហាដើម្បីគ្របដណ្តប់លើអ្វីដែលអាចខុស តើប្រភេទអ្វីខ្លះដែលអ្នកអានគួរស្វែងរកនិងអ្វីដែលអាចរំខានដល់លទ្ធផលចុងក្រោយ? ជាដើម។

7. ពិនិត្យឡើងវិញ កែសម្រួល និងធ្វើម្តងទៀត

បន្ទាប់ពីអ្នកបានសរសេរឯកសារនីតិវិធីប្រតិបត្តិការស្តង់ដាររបស់អ្នក ដូច្នេះជំហានបន្ទាប់អ្នកត្រូវ៖

  • ផ្ញើសេចក្តីព្រាងនៃSOPទៅសមាជិកក្រុមដើម្បីពិនិត្យមើលឡើង បន្ទាប់មកឱ្យពួកគេកត់សំគាល់នូវកំហុសវេយ្យាករណ៍និងបច្ចេកទេសផ្សេងៗ
  • សាកល្បងអនុវត្តតាមឯកសារ SOP ដោយខ្លួនឯង ដើម្បីធានាថាអ្នកសម្រេចបាននូវលទ្ធផលដែលចង់បាន
  • ឱ្យសមាជិកក្រុមផ្សេងទៀត សាកល្បងអនុវត្តនីតិវិធីទាំងនោះ ដើម្បីធានាថាភាសាច្បាស់អាចធ្វើតាមបានយ៉ាងងាយស្រួលនិងអាចបញ្ចប់ដោយជោគជ័យ
  • រួមបញ្ចូលការកែសម្រួលនិងការផ្តល់យោបល់ដើម្បីកែលម្អឯកសារបន្ថែម
  • ធ្វើជំហានទាំងនេះម្តងទៀតរហូតដល់ឯកសារត្រូវបានអនុម័តនិងទទួលយកដោយអ្នកពាក់ព័ន្ធទាំងអស់
  • ចាប់ផ្ដើមអនុវត្តន៍ SOP ជាផ្លូវការនៅក្នុងក្រុមហ៊ុន ដោយធ្វើឱ្យវាងាយស្រួលសម្រាប់អ្នកដែលត្រូវការវាក្នុងការបំពេញការងាររបស់ពួកគេឱ្យកាន់តែមានភាពល្អជាងមុន